Project: Sistem Administrasi Acara
Struktur Teknologi: PHP, Ajax, Tailwind CSS, MySQL
Library yang Digunakan: PHP QR Code, Composer, DomPDF, Midtrans, PhpOffice
Tujuan Sistem
Sistem Administrasi Acara ini dirancang untuk memudahkan manajemen acara, dari tahap pendaftaran peserta hingga pemantauan kehadiran dan pemberian sertifikat digital. Sistem ini diharapkan memberikan pengalaman yang efisien dan terstruktur bagi peserta serta alat pemantauan yang mudah digunakan bagi administrator acara.
Deskripsi Alur Proses
- Proses untuk Peserta
- Pemilihan Acara: Peserta memilih acara yang ingin diikuti dari daftar acara yang tersedia.
- Pendaftaran: Peserta mengisi formulir pendaftaran, memasukkan informasi yang diperlukan untuk keikutsertaan.
- Pembayaran: Peserta diarahkan ke halaman pembayaran dan memilih metode pembayaran yang tersedia, diproses melalui payment gateway Midtrans.
- Kartu Undangan dan Barcode: Setelah pembayaran berhasil, peserta menerima kartu undangan digital dengan dua barcode:
- Barcode Masuk: Untuk dipindai saat memasuki lokasi acara.
- Barcode Keluar: Untuk dipindai saat meninggalkan acara.
- Akses Sertifikat: Sertifikat digital dapat diunduh melalui tautan yang diberikan, tetapi hanya jika peserta telah melakukan scan barcode masuk dan keluar.
- Proses untuk Administrator
- Manajemen Acara: Administrator dapat membuat, mengedit, dan menghapus acara. Setiap acara dapat dikonfigurasi dengan tanggal, lokasi, dan jumlah peserta.
- Manajemen Data Peserta: Administrator memiliki akses untuk mengelola data peserta, termasuk kemampuan mengimpor data peserta internal.
- Pencetakan Barcode: Untuk acara yang menggunakan undangan fisik, barcode dapat dicetak pada kertas stiker agar mudah digunakan saat acara.
- Pemantauan Kehadiran Real-Time: Administrator memiliki dashboard yang memperlihatkan status kehadiran peserta secara real-time tanpa perlu refresh halaman. Status ini mencakup informasi peserta yang telah masuk dan keluar.
Komponen Utama Sistem
- Frontend:
- Menggunakan Tailwind CSS untuk antarmuka yang responsif dan modern.
- Ajax digunakan untuk membuat pengalaman pengguna lebih interaktif, mengurangi waktu muat halaman.
- Backend:
- PHP sebagai bahasa server-side untuk logika bisnis dan koneksi ke basis data.
- MySQL sebagai basis data untuk menyimpan informasi acara, data peserta, dan status pembayaran.
- Library Tambahan:
- phpqrcode: Membuat barcode unik untuk setiap kartu undangan peserta.
- Composer: Mengelola dependensi dan library PHP.
- DomPDF: Membuat file PDF untuk kartu undangan dan sertifikat.
- Midtrans: Untuk memproses pembayaran secara online.
- PhpOffice: Memudahkan pengelolaan data berbasis dokumen, terutama untuk pengelolaan data peserta yang diimpor.
Fitur Utama
- Sistem Pendaftaran dan Pembayaran: Memungkinkan peserta melakukan pendaftaran dan pembayaran secara online dengan integrasi pembayaran yang aman.
- Barcode untuk Kehadiran: Memastikan kehadiran peserta dicatat dengan pemindaian barcode untuk masuk dan keluar, sehingga data kehadiran lebih akurat.
- Sertifikat Digital: Sertifikat hanya dapat diakses jika peserta telah memenuhi syarat kehadiran, yaitu melakukan scan masuk dan keluar.
- Dashboard Pemantauan Real-Time: Administrator dapat memantau kehadiran peserta dan status acara secara langsung tanpa perlu melakukan refresh halaman.
Keuntungan Sistem
- Otomatisasi dan Efisiensi: Mengurangi pekerjaan manual dalam pendaftaran, verifikasi kehadiran, dan distribusi sertifikat.
- Kemudahan dan Keamanan Pembayaran: Proses pembayaran online yang aman melalui Midtrans, mempermudah peserta dan mengurangi risiko pembayaran tidak terverifikasi.
- Pemantauan Real-Time: Administrator mendapatkan akses langsung ke informasi kehadiran peserta, meningkatkan responsivitas dalam pengelolaan acara.
- Pengalaman Pengguna yang Baik: Desain yang responsif dan interaktif untuk pengguna dan administrator memastikan sistem mudah digunakan dan diakses kapan saja.
Dengan sistem ini, manajemen acara dapat berjalan lebih efektif dan transparan, dari proses pendaftaran hingga pasca-acara, membantu peserta dan administrator mengelola acara dengan lebih baik dan efisien.
